Les Annexes de l’Association

ANNEXE 1

ARTICLE 1 – RÈGLES DE BASE

Les décisions au sein du Conseil se prennent à la majorité. Chaque membre du Conseil présent est tenu de voter. En cas d’égalité, la voix du Président départage.

Le Conseil est autorisé à entreprendre tous les actes nécessaires pour atteindre les buts de l’association et les consignes édictées par l’AG. Il gère les affaires courantes et est compétent pour toute dépense régulière nécessaire au fonctionnement de l’association dans la limite du budget imparti et en respectant la limite des dépenses extraordinaires fixée dans l’Annexe 3 – Finances des présents statuts.

Le Conseil peut s’entourer de toute personne respectable qu’il juge utile pour mener à bien sa mission. Ses membres ne sont toutefois pas autorisés à utiliser leur fonction pour toute activité étrangère aux buts de l’association.

ARTICLE 2 – TÂCHES DU PRÉSIDENT

Le Président dirige et contrôle l’administration générale, représente l’association en justice et dans tous les actes de la vie civile. Il signe les contrats avec le Vice-président et/ou le Trésorier.

ARTICLE 3 – TÂCHES DU VICE-PRÉSIDENT

Le Vice-président peut prendre une décision d’urgence en l’absence du Président, tout en informant celui-ci par tous les moyens qu’il jugera utile. En concertation avec les autres membres du Conseil, il donne les directives concernant l’orientation des projets et valide les initiatives des membres pour l’association.

ARTICLE 4 – TÂCHES DU TRÉSORIER

Le Trésorier est le garant de la bonne santé financière de l’association. Il tient les comptes, encaisse les cotisations et tous autres revenus, paie dans les délais les factures. Il présente à l’AG les comptes et le bilan de l’exercice passé ainsi que le budget de l’exercice suivant pour approbation.

ARTICLE 5 – TÂCHES DU GREFFIER

Le Greffier est le garant de la bonne gestion du secrétariat. Il tient à jour la liste des membres, leur fait suivre en temps et en heures les informations nécessaires à la bonne marche de l’association. Il rédige fidèlement et de manière concise les procès-verbaux des séances du Conseil et des AG. 

ARTICLE 6 – TÂCHES DU 5ème MEMBRE

Le 5ème membre est le garant de la Charte. Il tient à jour la liste des grades, les informes en temps et en heures de leur évolution, de leur rang au sein de la troupe, pour la bonne marche de l’association. Il rédige fidèlement et de manière concise ses observations pour l’AG.

ARTICLE  7 – TÂCHES DES AUTRES RESPONSABLES DE MINISTÈRES

Le Conseil décide de manière autonome et selon ses besoins de la création de ministères et de leur attribution. Chaque responsable de ministère présente un rapport succinct à l’AG sur les activités écoulées durant l’année.

ANNEXE 2

ARTICLE 1 – TYPES DE MEMBRES

L’association est composée des types de membres suivants :

  1. Membres fondateurs
  2. Membres actifs
  3. Membres passifs
  4. Membres de la Guilde (Artisans)
  5. Membres bienfaiteurs & sponsors

Les droits et devoirs de chaque catégorie sont développés ci-après.

ARTICLE 2 – Membres fondateurs

Sont reconnus comme membres fondateurs des Griffons de Wevelgem, les Griffons du Chablais, en les personnes de Florence et Stéphane Mathez.

Ils ne peuvent être bannis de l’association qu’à la suite d’une faute grave avérée, qui pourrait mettre en péril celle-ci.

Ils sont les garants de l’histoire des Griffons.

ARTICLE 3 – Membres actifs

Sont reconnus comme membres actifs ceux qui ont été acceptées comme telles par la troupe et qui versent la cotisation fixée par l’AG. Ils sont membres de droit à l’AG avec 1 voix.

Tout membre actif est tenu – dans la mesure de ses moyens – de participer aux différentes sorites, AG et autres réunions. En cas d’impossibilité, une excuse à l’avance est requise auprès du Conseil.

Un membre peut voir sa participation refusée pour les motifs suivants :

  • Défaut d’inscription dans les délais lorsque cela est requis
  • Retard de paiement de la cotisation
  • Tenue non acceptée
  • Non-respect des règles édictées par la Charte des Griffons de Wevelgem.

ARTICLE 4 – Membres passifs

Le statut de membre passif est destiné aux sympathisants souhaitant soutenir l’association.

Ils reçoivent les informations concernant les activités de l’association par courriel.

Toute personne physique peut adhérer à l’association comme membre passif en s’acquittant de la cotisation dont le montant est fixé annuellement par l’AG.

Ils reçoivent une convocation selon les mêmes modalités que tous les autres membres. Il permet une présence avec voix consultative aux AG. Sa présence n’est pas comptabilisée dans l’établissement du quorum.

ARTICLE 5 – Membres de la Guilde

Sont reconnus comme membres de la Guilde, tous artisans alliés aux Griffons de Wevelgem.

En contrepartie, le Conseil négociera une contribution financière, un pourcentage dans leurs échoppes ou un don en nature (pain, viande, légumes…).

Leurs stands ou prestations se situent sur le camp des Griffons.

Il permet une présence avec voix consultative aux AG. Sa présence n’est pas comptabilisée dans l’établissement du quorum.

ARTICLE 6 – BIENFAITEURS & SPONSORS

Toute personne (physique ou morale) qui s’investit dans l’association par une aide (physique, intellectuelle ou financière), ponctuelle ou durable est considéré comme membre bienfaiteur ou comme sponsor. A partir d’une contribution de CHF 200.-, le membre bienfaiteur ou le sponsor est de droit membre de l’AG avec voix consultative pour l’année de sa contribution. Sa présence n’est pas comptabilisée dans l’’établissement du quorum.

Les remerciements pour les contributions plus modestes sont annoncés lors de l’AG.

ARTICLE 7 – RADIATION

La qualité de membre se perd par :

  1. Démission écrite adressée au Conseil par courrier ou courriel.
  2. Radiation prononcée en application de l’article 8 E des statuts
  3. Défaut de paiement des montants prévus en application de l’annexe 3 – Finances article 1.

ARTICLE 8 – DÉCÈS / MARIAGE

En cas de décès ou de mariage d’un membre, le Conseil envoie un faire-part à la famille et la représentation de l’association est proposée.

ANNEXE 3

Article 1 – COTISATIONS

La cotisation, d’un montant fixé pour l’année lors de l’AG, est due pour l’année entière. Le délai de paiement est fixé au 31 mars de l’année civile en cours.

En début d’année civile, le Greffier envoie à chaque membre de l’association une facture avec les coordonnées de paiement et au moins un mois avant l’échéance du 31 mars, un dernier rappel si la cotisation n’a pas encore été versée.

Un retard de paiement de cotisation entraîne automatiquement une majoration de CHF 10.- pour les frais administratifs et un défaut de paiement de la cotisation au 30 avril de l’année civile en cours entraîne la suspension automatique du membre et de facto la déchéance au niveau de ses droits (et de son droit de vote notamment). Les cotisations demeurent dues aux Griffons de Wevelgem dans tous les cas.

Article 2 – TAXES D’INSCRIPTIONS AUX ACTIVITES

Au terme du délai d’inscription fixé par le Conseil, tout membre ayant annoncé sa présence s’acquitte de leur finance d’inscription. Sauf cas de force majeur.

Article 3– LOCATION DE MATÉRIEL

L’association peut par le biais du Trésorier, à discrétion du Conseil, louer à des membres ou à des tiers du matériel lui appartenant. Le tarif de location facturé doit au moins couvrir les coûts usuels d’entretien. En outre, tous dégâts causés par le loueur sont à la charge de ce dernier.

Article 4 – DÉPENSES HORS BUDGET

Le Conseil peut engager l’association pour toute dépense non budgétisée mais urgente qui ne dépasse pas les CHF 750.- par année. Toute dépense supérieure doit être acceptée dans le cadre d’une AG extraordinaire.

Article 5 – VISA SUR JUSTIFICATIFS

Pour toute dépense demandée par un membre, un budget doit être présenté au Trésorier et au Président pour accord. Après acquisition, les pièces justificatives doivent être visées par le Trésorier ainsi que le Président.

Article 6 – VÉRIFICATION DES COMPTES

Les membres en charge de la vérification des comptes attestent de la bonne tenue des comptes, de la situation patrimoniale et du budget prévisionnel pour l’année suivante de l’association. Ses vérificateurs complètent et signent les documents ad hoc préparés à cet effet par le Trésorier. Le Trésorier les convoque au plus tard 14 jours avant l’AG ordinaire pour le contrôle.

Au terme d’un exercice, le membre ayant reçu le mandat de vérification des comptes cède sa charge au membre suppléant pour l’exercice suivant. Un nouveau membre est nommé suppléant pour le remplacer.

Le responsable de la vérification des comptes se base pour son contrôle sur le cahier des charges du trésorier, mais peut décider d’elle-même d’un contrôle plus poussé. Hors de l’AG, les vérificateurs sont tenus au secret de fonction.

Article 7– Pourcentage artisans de la Compagnie

Les membres qui souhaitent vendre leur artisanat ou créations, lors de fêtes ou marché, devront reverser 10 % de leur chiffre d’affaires à la caisse des Griffons.